为贯彻国家科学技术部有关科技查新咨询工作的政策、条例、规定和办法，确保查新工作的质量，维护查新的客观性、权威性和科学性，以期达到制度化、规范化和科学化的要求，根据国家科技部颁布的《科技查新规范》和《科技查新机构管理办法》(国科发计字〔2000〕544号)、教育部科技发展中心下发的《关于规范教育部科技查新工作站查新报告撰写的通知》(教技发中心函〔2009〕105号)，结合我校科技查新工作的实际情况，特制定本细则。
一、查新业务基本术语及其定义的说明
对科技查新术语的理解与具体内涵的不同认识，往往导致查新工作或查新报告出现明显的偏差，因此，正确理解查新工作中常用术语的基本含义，是做好查新业务工作的基础。本细则对查新关键术语具体说明如下。
1.查新
查新是科技查新的简称，是指查新机构 根据查新委托人提供的需要查证其新颖性的科学技术内容，按照 《科技查新规范》和本细则 操作，并作出结论。因此，查新工作的核心是对查新项目“新颖性”的理解与把握。查新不只是一项专题检索，更是一项专题信息咨询，是为评价科研、立项等的“新颖性”提供文献查证结果，对是否已有“同样的结果”作出客观的鉴证性结论。查新报告无权对委托项目的“创造性”、“先进性”、“水平”进行评价或作出结论。
2.查新点
查新点是指需要查证的内容要点。可理解为查新项目的“创新点”，指的是与现有技术相比，体现某项成果新颖性与先进性的技术特征点，查新项目的一般技术特征或非关键性技术内容不应作为查新点。查新的目的与归宿是对创新点的查证，因此，查新点是贯穿查新过程始终的焦点，是对文献相关性确认与筛选、检索结果分析与对比、查新结论立足的根本依据。
3.新颖性
新颖性是指在查新委托日以前查新项目的科学技术内容没有在国内外出版物上公开发表过。其核心是在查新日以前、同样的成果、出版物公开、他人公开，由成果本人公开的内容不影响其新颖性判断，由其它协作单位公开则属知识产权争议，查新报告不做判属。对科技项目新颖性的判断原则是：
(1)相同排斥原则：即对“同样的项目”——所属科学和技术领域相同，解决技术问题的手段相同或实质相同，预期效果与现有技术相同，凡在查新日之前已有同样的成果在国内外出版物上由他人公开发表过，即认为后者已无新颖性。
(2)单独对比原则：将查新项目的技术要点与每一份相关文献中的技术内容单独比较，而不是与多份相关文献的内容进行组合比较。
(3)下位类具体概念否定上位类一般概念原则。
(4)突破传统原则。如查新项目的技术参数超出常规限定范围。
4.科学技术要点
科学技术要点可理解为项目的主题，充分反映出项目的全部概貌，具体概括项目所属的技术领域，背景技术、拟解决的技术问题、采用的技术方案、主要技术特征、技术参数或指标、技术效果及应用范围等相关技术内容。科学技术要点在新颖性查证中具有重要作用，查新人员针对“科学技术要点”限定的主题，充分理解项目的技术内涵，在主题相关技术领域内，选择适当的检索策略，在主题所属技术领域内进行文献的分析对比。
5.关键词
关键词是指能够充分揭示和描述文献主题内容的具有实质意义的、重要的、关键性的词语。常出现在文献标题、文摘、正文中。它既不同于文献学研究中的以词表为依据的经过规范化处理的“叙词”（或称“主题词”），也不同于完全不受限制和约束的“自由词”。因此，在文献检索中，应兼顾二者。
6.检索策略
检索策略是指为实现检索目标而制定的全盘计划，是对整个检索过程的谋划和指导。具体反映在查新报告中检索式关键词的选用及其逻辑组配。检索式必须真实地反映出查新报告中列示的相关文献的检出过程，检索式的逻辑组配、布尔逻辑算符、位置算符必须与所用数据库的检索要求相符合，检索式的最终检索结果不得为零。
7.相关文献
相关文献是指与查新项目主题相关的同类项目的有关文献（要注明著者、题目、刊名、年、卷、期、页）。相关文献与所查项目应属于同类研究，其内容具有可比性，否则不能作为相关文献。
8.密切相关文献
密切相关文献是指相关文献中，那些在实质方面与查新项目的主题最为近似的文献。密切相关文献的漏检直接影响对查新项目新颖性的判断。
二、查新工作程序及质量要求
(一) 查新项目的受理与委托
1.查新项目由信息部查新负责人负责接洽、受理，受理委托项目时，须判断待查新项目是否属于查新范围，所属专业是否属于所承担查新业务的受理范围。对不属于查新范围的，应告知委托者可选择的相关专业查新机构。有下列情况之一时，拒绝接受查新委托：
(1)委托查新项目不属本查新专业范围；
(2)查新委托人不能出具与查新内容相关的技术资料；
(3)经多次交谈，查新委托人仍不能明确列出查新项目的查新点；
(4)查新委托人要求的交付报告时间过短，以致难以保证查新质量。
2.指导和帮助用户填好《科技查新合同》，检查委托者所填写查新委托书相关内容是否全面、准确，对于用户不明确或难于填写的问题或特殊查新咨询要求，可与用户协商，或提出建议供用户参考。同时提请委托者认真阅读《查新须知》，并向查新委托人详细介绍查新咨询有关规定。
3.请委托者提交能详细描述项目的技术资料，如项目的技术背景资料、项目总结报告、成果申请表或研制报告、所发表相关文献等，初步审查委托者提交的资料是否完善，是否符合查新要求。与查新委托者关于查新要求、查新范围、完成时间、查新收费等达成共识。
4.受理查新项目后，查新负责人须按照顺序并根据查新员工作量情况安排查新员完成，每项查新项目均需两名查新员完成，一人负责主查，一人协助 (查新任务繁忙时可由馆内具有查新资格的人员协助完成，但由信息部统一安排) 。
5.接受查新项目的查新员须与查新委托者认真交谈，听取查新委托人关于查新项目的情况介绍，了解项目的技术背景、研究内容、研究方法以及技术特点，了解查新委托人所掌握的该项目与同类研究的不同之处，初步判断查新项目的新颖点。
6.与查新委托人订立查新合同，合同书一式两份，统一编号，由查新员和委托人员双方签字，以示正式委托和受理。
7.一般情况下完成查新报告的时间：国内查新为7个工作日，国内外查新为15个工作日(从签定合同正式受理开始计算)。遇有特殊情况，需加急处理者，可申请办理加急业务。
(二)查新检索
1.检索准备
(1)分析受理项目，确定检索范围，选准检索工具，明确检索手段和途径。
检索范围根据查新项目性质、查新地域要求、以及委托人的特殊要求确定。所有性质的查新项目都应检索与该项目专业相关的科技成果数据库及其他文献数据库，理论研究类须检索学位论文和学术会议论文数据库，开发研制类项目须检索专利数据库。
检索年限一般为：科研立题类自查新之日起前推15年；成果鉴定、报奖类自查新之日起前推20年。对于查新合同中另有约定的，按约定执行。
(2)检索词选择要考虑能够表达检索概念的所有不同的词，除规范词外，还应包括同义词、关键词、自由词、缩写词、国际专利分类号等，要注意检索词的英、美不同拼写法等。力求查全、查准，保证质量。
(3)选择检索用词（包括主题词、副主题词、关键词、分类号等）和检索符号准确地进行逻辑组配，制定检索式和检索策略。
(4)为保证查新质量，负责查新项目的两名查新人员需共同协商讨论检索策略的制定，若有分歧或困难时，可由查新站工作人员集体讨论，以制定准确的检索策略。
2.检索过程
(1)对检索策略进行试检，将试检结果与委托者的资料进行对照。
(2)修改检索策略，必要时与委托者进行协商，确定最佳检索途径进行检索。
(3)在检索过程中不断调整检索策略，除检索词之间的逻辑组配外，还要考虑检索式与检索词之间和检索式之间的可能组配，通过扩展和限制检索的不断交替进行，最后检出相关度较高的文献。
(4)查新员检索出有关题录或文摘后，与委托人提供的技术资料进行对比分析，作出正确判断，必要时找出密切相关文献的原文进行分析判断。
(5)检索结果不理想时，需要进行检索策略的调整，或扩大、缩小检索范围，对于检出的记录文献太少时，应当扩大检索范围；当检出的记录文献过多时，应当优化检索策略，缩小检索范围。对检索结果为“零”的查新项目，在出具报告之前，查新人员应和委托方共同商讨，重新审核检索词、检索范围、年限、检索策略是否正确，并再次进行检索，有必要时咨询查新咨询专家，做出最终结论。
(三)文献分析对比
1.对检索到的相关程度较很高的文献进行浏览，对照查新咨询要点，进行文献内容范围、分布状况和相关程度分析，初步确定密切相关文献。
2.逐篇查阅初步确定的密切相关文献原文摘要(有时可能全文)，最后确定密切相关文献。
3.将密切相关文献与查新咨询要点即查新咨询项目的主要技术内容、技术特点、技术指标及其水平逐一、分别或综合进行对比分析；密切相关文献较多时，可将文献按查新点要素进行对比分析论述，也可将密切相关文献进行综合分析，然后再选择 2 ～ 3 篇典型文献进行比较详细的对比分析；对于密切相关文献较少的项目，要对密切相关文献逐篇对比分析。
4.通过分析对比得出查新结论：查新结论应包括检索到的相关文献数量、文献分布情况概述和综合比较分析，对密切相关文献或主要相关文献应进行分析比较，按查新咨询要点回答查新咨询项目的主要内容或某一方面是否已有相同或类似研究，该项目主要技术处于什么水平、有哪些特点等。
(四)出具查新报告
查新报告是查新人员以书面形式就查新事物及其检索结果向查新委托人所做的正式陈述。查新报告按照遵义医学院图书馆《科技查新报告》统一格式要求填写，内容应当符合查新合同的要求，如实地反映检索情况和检索结果，尽量避免在“检索结果”一栏中使用定性词语，并在查新合同约定的时间内向查新委托人出具查新报告。
1.草拟查新报告：根据查新项目的科学技术要点，将检索得到的文献分为密切相关文献和一般相关文献，并将相关文献与查新项目的科学技术要点进行比较，确定查新项目的新颖性，草拟查新报告。
2.查新员撰写的查新结论，都应当以文献为依据，符合实际，不包含任何个人偏见；不能使用、依赖没有充分依据支持的、关于某些特征的结论和判断；也不能使用、依赖未经充分依据支持的、认为这些特征综合在一起可能会使查新结论最好化或者最差化的判断。
3.查新报告中应对所检数据库和工具书命中的相关文献情况进行简单描述，检出的密切相关文献，应以题录或文摘的格式依次排序列出；没有密切相关文献时，要给出主要相关文献。
4.查新报告应当采用描述性写法，使用规范化术语、文字、符号、计量单位应当符合国家现行标准化规范要求；不得使用含意不清、模棱两可的词句；应当包含足够的信息，使得查新报告的使用者能够正确理解。
5.必要时，根据查新项目的所属专业和科学技术特点，就查新项目的文献检索与新颖性问题向查新咨询专家进行咨询。
6.主查新员完成查新报告后，要先提交协助查新员初审，修改后提交审核员审核。
7.审核员根据《科技查新规范》、相关文献与查新项目的科学技术要点的比较结果，对查新程序、文献资源、检索词、相关度、对比分析、查新结论等方面进行审查并提出修改意见。必要时可咨询专家，就查新项目的技术内容提供相关背景资料、文献线索和新颖性判断。
8.提交查新报告。完成查新报告后，交电子版查新报告以及有关资料(合同、项目申报书等)给查新档案管理人员，由档案管理人员统一打印后交查新员和审核员签字，查新员签字处由两名查新员共同签字，主查新员在前，协助查新员在后，并加盖“教育部科技查新工作站”专用章及骑缝章，否则，查新报告无效。
9.按查新合同规定的时间、方式和份数向查新委托人提交查新报告。
(五)资料存档
查新员按照档案管理的要求，及时将查新有关资料交档案管理人员存档，包括所有原始资料（委托者提供的课题或成果申报书及相应技术资料、合同书及其它有关资料）、查新报告及查新咨询专家的意见、查新员和审核员的工作记录等。 查新报告应同时提供电子文档，并建立《遵义医学院图书馆查新数据库》。
随着查新实践的不断积累，将根据实际工作情况对本细则进行修改、补充，使之不断完善。