遵义医学院科技查新工作站

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遵义医科大学科技查新档案管理制度

一、查新站设专人管理查新档案，有固定的场所和专用保密文件柜。查新档案分为文书档案和项目档案两大类。
二、文书档案是指上级部门下发给查新机构的各种有关查新的办法、规定、规范、细则以及查新工作站制定的各种有关查新的规章制度；申报查新站的材料；年检材料；科研管理部门或用户对查新工作的反馈意见；查新工作总结等。
三、项目档案包括查新合同、查新报告、查新项目的主要科学技术资料等。一个查新课题形成一个档案记录，每条档案记录保存其电子版和印刷版，建立查新报告数据库。
四、每一个查新项目的相关材料应当由该项目的查新受理人负责收集、整理、归档。查新完成之后，所有关于该项目的材料应当及时移交档案保管人员，档案保管人员应当建立档案登记簿，按照要求逐一清点验收、登记。
五、查新档案同时以印刷版、电子版和数据库形式归档。印刷版形式按一定标准装入档案袋专柜存放，一题一档；电子版形式用专门的移动硬盘保存，同时录入遵义医学院科技查新报告数据库存档。
六、查新档案一般仅供上级检查和查新站人员工作参考之用，近五年的查新咨询档案一律不外借。有关人员要查阅查新项目档案资料，须经查新负责人的批准，办理查阅手续，查阅后，应及时归还。查阅人员必须在指定地点查阅，不准在档案材料上圈点或写字。
七、档案管理人员和其他有关人员必须本着高度负责的精神，严格遵守本档案保管制度，如出现档案遗失、泄露、损毁将追究当事人的责任并严肃处理。
八、文书档案、项目档案均长期保管。销毁档案须经单位主管领导批准，并建立销毁登记。

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