一、查新的基本原则
1、文献依据原则：科技查新是以公开文献为依据判断查新项目的新颖性，不包括“使用公开”和“以其他方式公开”；
2、公正原则：查新机构应当站在公正的立场上完成查新；
3、客观原则：查新机构应当依据公开文献客观地完成查新。查新报告中的任何技术性描述、分析对比、结论，不包含任何个人偏见；
4、独立原则：查新不受任何行政部门、社会团体、企事业单位、个人、查新委托人等的干预。
二、查新咨询服务范围
1、科研项目立项查新；
2、科技成果鉴定、报奖查新；
3、文献收录及被引检索；
4、论文查重、专著查重。
三、查新程序
（一）查新项目的委托与受理
1、由信息部专职人员负责接洽、受理，受理委托项目时，须判断查新项目是否属于查新范围，查新项目学科是否属于本查新站受理的专业范围；
2、有下列情况之一时，查新站不受理查新：
(1) 超出本查新站受理的专业范围；
(2) 查新委托人不能明确列出查新项目各个创新点或技术要点；
(3) 查新委托人不能出具与查新内容相关的技术资料；
(4) 查新委托人要求的交付报告时间过短，以致难以保证查新质量。
3、指导和帮助用户填好《科技查新合同》，对于用户不明确或难于填写的问题或特殊查新咨询要求，可与用户协商，或提出建议供用户参考。同时提请委托者认真阅读《查新须知》，并向查新委托人详细介绍查新咨询有关规定；
4、请委托人提交相关技术资料，如技术背景资料、总结报告、成果申请表或研制报告、所发表相关文献等，初步审查委托者提交的资料是否完善，是否符合查新要求。与查新委托者就查新要求、查新范围、完成时间、查新收费等达成共识；
5、接受查新项目的查新员须与委托人认真交谈，听取委托人关于查新项目的情况介绍，了解项目的技术背景、研究内容、研究方法以及技术特点，了解查新委托人所掌握的该项目与同类研究的不同之处，初步判断查新项目的新颖点；
6、与委托人订立查新合同，合同书一式两份，统一编号，由查新员和委托人员双方签字，以示正式委托和受理；
7、一般情况下完成查新报告的时间：国内查新为 5个工作日，国内外查新为10个工作日(从签定合同正式受理后开始计算)。遇有特殊情况，需加急处理者，可申请办理加急业务。
（二）查新检索工作的实施

1、检索前准备
（1）明确检索目的；
（2）提炼主题：认真阅读查新项目资料，了解查新项目的科学技术要点，仔细分析委托人提出的查新点，明确查新项目的主要内容。
2、确定检索范围和检索工具
（1）根据查新项目的技术主题、查新目的、查新地域要求和委托人的特殊要求，确定检索文献的类型和检索的专业范围、时间范围；
（2）时间范围应视查新项目类别、研究领域的发展情况而定，科研立题类自查新之日起回溯检索15年以上，成果鉴定、报奖类自查新之日起回溯检索20年以上，对于较成熟的技术和专利，回溯年限酌情延长；
（3）所有性质的查新项目都应检索与该项目专业相关的科技成果数据库及其他文献数据库，理论研究类须检索学位论文和学术会议论文数据库，开发研制类项目须检索专利数据库；
（4）对查新项目的国内文献检索，应根据国内数据库出版的特点，选择科技期刊、科技成果、学术会议、专利、学位论文等多种文献类型数据库进行检索，以防漏检；
（5）查新项目的国外文献检索，应以ProQuest Dialog为主，根据查新项目的专业领域与检索要求，选择相关专业数据库。
（6）为防漏检，必要时须手检与查新项目相关的纸本期刊或进行互联网的补充检索。
3、确定检索词
（1）参考委托人提供的检索词，结合数据库特点，利用已有工具书（如词表、术语标准、词典、百科全书、手册、分类法等），将检索概念转化为数据库可识别的具体检索词，要考虑能够表达查新项目的创新点或技术要点，尽量选用行业内惯用的专业术语、专指词或特定概念词，尽量选用数据库中规范词；
（2）检索词的确定，还应选用同义词、近义词、相关词、替代词、缩写词、上位词、下位词，以及英美单词的不同拼写方式、词尾变化等；
（3）外文检索词要注意截词，2个以上单词组成的词组要注意使用位置算符，专有名词要注意采用固定短语和精确检索等方式；
（4）对于标引分类号的文献，可根据数据库采用的分类法选择相应的分类号；国内非专利文献一般采用中图法分类号，专利文献可选用相应的国际专利分类号和其他专利分类号。
4、制定检索式
（1）依据查新项目的主题内容和数据库要求，组配检索词，确定各个检索词之间合理的逻辑关系，构成正确的检索表达式；
（2）应根据每个查新点的内容从不同角度构造多个检索式，由严格到宽松，利用本馆电子资源进行试检，检验检索式是否能够准确地检索到与查新项目相关的文献，了解文献的分布情况，同时检验检索词选取的正确与否；
（3）针对试检的结果，进行调整、修改，避免检索结果为零篇的情况发生；对试检出的文献太多或太少，要在分析课题内容的基础上，从以下几种途径调整检索策略：①是否漏选了同义词、近义词、相关词、替代词、缩写词等，重新选择上位概念或下位概念检索词，以扩大或减小检索范围；②从数据库设置的其它字段检验检索结果；③限制检索范围，改变或增加检索途径等；
5、正式检索
（1）正式检索应在调整检验了检索策略的基础上进行；
（2）获取检索结果时要剔除无关文献及重复文献，保留相关文献的题录和摘要信息，著录格式要全面、规范，一般文献应包括：作者、机构、题名、出处（年卷期页）、摘要，专利文献的著录项目包括：专利权人、专利名称、专利国别、专利号、公告日期或公开日期、摘要；网络新闻或技术报道的著录项目包括：公司或作者、网页题目、报道日期、网址或其它出处、内容简介等。
（三）撰写查新报告
1、总体格式
（1）查新报告采用教育部科技发展中心二〇一三年制定的《科技查新报告》模版格式，报告中应填写的各项内容均不得空缺；
（2）查新报告封页包括：报告编号、项目名称、委托人、委托日期、查新机构、完成日期；
（3）查新报告正文包括：查新项目名称、查新机构、查新目的、项目的科学技术要点、查新点、查新范围要求、文献检索范围及检索策略、检索结果、查新结论、查新员和审核员声明、附件清单、备注；
（4）字体要求：中文使用宋体，外文、数字、符号等其它内容均使用Times New Roman字体；封页的报告编号为小四号字体，其它为三号字体；正文均为小四号字体。
2、查新报告内容的撰写
（1）按照《教育部科技查新工作站查新报告撰写规范》（教技发中心函[2013]44号）撰写查新报告各项内容；
（2）查新报告应采用描述性写法，使用规范化术语，文字符号、计量单位应当符合国家现行标准和规范要求，不使用含义不清、摸棱两可词句；
（3）对查新报告中的分析、技术特点的描述，每一个结论，都应以客观事实和文献为依据，符合实际，不包含任何个人的主观判断和偏见；
（4）查新结论是查新报告的核心部分，结论中每个论点都要有充分可靠的文献依据（用上角标注明检索结果中相关文献的序号），查新项目各查新点要逐条与文献对比；
（5）文献对比分析：依据新颖性判断原则，将查新项目的各查新点分别与查到的相关文献比较，揭示出两者的相同点与不同点，判断查新项目是否具有新颖性； ①分析是否属于相同的主题内容：如果查新项目在科学技术领域、研究目的、技术方案、技术效果等方面均与公开报道的某一对比文献实质相同，那么该查新项目缺乏新颖性；
②分析查新点是否全部被覆盖：如果查新项目所有查新点被一篇文献内容所覆盖，则查新项目不具备新颖性；
③分析是否属于上下位关系：如果查新项目与对比文献的区别仅在于前者技术特征属于上位概念，后者技术特征属于下位概念，则“下位概念否定上位概念”，查新项目不具有新颖性，反之则具有新颖性；
④分析是否属于惯用手段的直接置换：如果查新项目与对比文献的区别仅仅是所属技术领域惯用手段、方法的置换，则该查新项目不具有新颖性；
⑤分析查新项目是否突破传统：如现有技术公开的某个数值范围是为了告诫所属技术领域技术员不应当选用该数值范围，而查新项目正是突破这种传统而确立的数值范围，那么该查新项目具有新颖性；
⑥对确认有新颖性的查新项目，可以采用该查新项目“未见报道”的语句，通过检索确定新颖性不成立，可采用该查新项目“已有报道”的语句；查新项目有多个查新点时，对于已有文献报道的查新点可采用“该查新点已有报道”的语句，对于没有被对比文献公开的查新点，可采用“该查新点未见报道”的语句；有的查新针对区域进行，如国外有否定新颖性的文献而国内没有时，可用“国外已见文献报道而国内未见文献报道”。
（6）查新人员完成查新报告的撰写后，将查新报告及所有相关材料一并送交审核员进行审核。
四、查新报告的审核
1、审核员负责审查查新员所进行的查新程序是否规范，查新员确定的检索工具书、数据库选择是否合适，选择的检索词及分类栏目是否恰当，检出的文献是否为同类研究文献，可比文献是否恰当，查新员收集到的相关文献是否齐全，对提出的文献判读是否正确，查新结论是否客观和准确，查新报告是否规范，并向查新员提出审查意见；
2、审查中如果发现检索结果中的相关文献偏离查新项目的核心内容、所用检索词不足以涵盖查新项目主题与查新点、检出相关文献偏少且与查新点无可比性、文献分析比对过于牵强、查新结论论据不足等情况时，查新员应提出补充检索的建议，由查新人负责重查；
3、如果送审的报告改动较大或需要补查，查新员对报告进行修改或补充后应再次送审。
五、出具查新报告
1、查新报告定稿后，将电子版查新报告以及有关资料(合同、项目申报书等)提交给查新档案管理人员，由档案管理人员统一打印后交查新员和审核员签字，并加盖“教育部科技查新工作站”专用章及骑缝章，否则，查新报告无效；
2、按照合同约定的日期将查新报告连同附件一并交付查新委托人。
六、查新文件归档
1、查新项目完成后，要将所有关于该项目的材料建立档案，包括查新合同、查新报告、查新项目的主要科学技术资料等，按年度归档；
2、每一个查新项目的相关材料由该项目的查新受理人负责收集、整理、归档。查新完成之后，所有关于该项目的材料应当及时移交档案保管人员，档案保管人员应当建立档案登记簿，按照要求逐一清点验收、登记；
3、查新档案还应以电子版和数据库形式归档，电子版形式用专门的移动硬盘保存，同时录入《遵义医学院科技查新报告数据库》，以数据库形式存档；
4、查新档案属机密性档案，由专人保管，并有固定的场所和专用保密文件柜；
5、查新档案应长期保管，销毁档案须经单位主管领导批准，并建立销毁登记。